关于进一步规范档案资料收集整理保管利用的通知

机关各科（室）、办属单位：

为进一步规范档案资料的收集整理保管利用，我办拟于3—4月份对机关各科（室）、办属单位的项目档案资料进行一次全面清查规范整理。现将有关要求通知如下：

一、文书档案规范

（一）机关各科（室）发文，经分管领导签字、主任签字、秘书科校对签字后，正式文件两份，连同草稿、电子文档一并交秘书科存档。无发文字号文件，经分管领导签字，主任签字后，正式文件一份，连同草稿、电子文档一并交秘书科存档。

（二）办领导，机关各科室到上级参加会议带回的会议材料，统一交秘书科承办。

二、人事档案规范

人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人事管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

（一）为了使人事档案能够真实全面地反映个人全貌，人事科要收集全办人员的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。

（二）人事档案由人事科保管，综合档案室钥匙由秘书科保管，人事档案柜钥匙由人事科保管。

（三）当年度所有人事材料于下一年度一季度整理完毕，装入个人人事档案。全办干部职工花名册每年底12月份打印一份送秘书科存档。

三、工程档案规范

工程档案的归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。机关各科（室），办属单位在办理人防工程立项审批、设计审查、竣工验收的过程中，经办人先到秘书科备案，责任到人，便于查找档案资料，确保档案归档齐全。文书档案交秘书科一份，图纸及技术档案由经办人自行保管，待工程验收后，所有档案整理装订后移交综合档案室。工程档案一般不少于两套，一套由牵头科（室）保管，一套(原件)移交综合档案室。移交人、接交人、证明人同时签字确认后方可移交。秘书科只负责保管，查阅资料由工程牵头科（室）派人查询，履行档案查阅制度。

四、行政许可审批档案规范

政务中心窗口在项目全部审查审批结束后，将资料整理装订，实行案卷统一编号制度，按时间先后顺序进行编排。案卷保管期限为永久。如需移交综合档案室保管，需有移交人、接交人、证明人同时签字确认后方可移交。秘书科只负责保管，查阅资料由行许科派人查询，履行档案查阅制度。

五、人防演习档案规范

人防演习档案（含防空袭预案）必须在规定的内网电脑进行操作，同时要控制知密人员，档案装订成册后，由拟制科室移交秘书科，由秘书科统一编号分发。形成的声像档案也要分门别类进行登记、编号，由秘书科统一管理。本单位工作人员需借阅声像档案的，必须经本单位分管领导同意，办理借阅登记手续。

六、法规稽查档案规范

由法规科、稽查队起草的对外书面罚款通知等文书，经主任（局长）签字后盖章，需存秘书科一份。科、队将自留文件年底统一装订成册、打印目录，存于资料室。

七、会计档案规范

　    加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整。下一年度元月底，财务室将上一年度会计档案（含会计凭证、会计账簿、财务报告、其它会计核算资料等）一并移交综合档案室。秘书科负责保管，查阅资料由财务科专业会计进行查询，履行档案查阅制度。

                                                  衡阳市人民防空办公室

                                                                2016年2月26日