为全面规范规划系统档案管理工作,提高档案利用效率，逐步实现档案管理的标准化、制度化,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《国家档案局机关档案工作业务建设规范》等法律、法规和规定，制定本办法。 

　　　　本办法所称的机关档案（以下简称档案），是指局机关各科室、开发区分局、中心以及市规划监察大队在工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

　　一、档案工作应遵循下列原则 

　　统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全。 

　　二、档案管理的基本要求 

　　严格按照一级档案馆的要求，集中统一管理，门类收集齐全，科学分类和确定保管期限；规范有序，合理利用，确保安全。 

　　三、档案管理的基本任务 

　　　　（一）对档案进行收集、整理、立卷和归档，实施统一集中管理并积极提供利用。 

　　　　（二）加强档案管理业务建设和信息化建设。 

　　　　（四）对局系统档案管理工作进行指导和监督。 

　　（五）办理其它档案业务工作。 

　　四、档案分类与编号 

　　　　（一）编制档号应兼顾唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。 

　　（二）文书档案根据上级档案管理部门的要求分类编号；业务档案、根据我局工作需要分类编号。 

　　（三）文书档案采用年度—问题（组织机构）分类法。 

　　　　文书档案的档号结构为：全宗号—年度号—问题（组织机构）—保管期限—案卷号。 

　　　　（四）业务档案设用地类、建设工程类、违法建设处罚类、成果类等4个二级类目，采用年度—问题分类法。 

　　业务档案的档号结构为：全宗号—年度号—类别号—案卷号。 

　　五、文书档案的归档范围 

　　　　（一）根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，凡反映我局工作活动，具有查考利用价值的文件材料，均属文书档案归档范围。包括：对外行文材料；收文材料；承办或参加的重要会议材料；总结计划和重要的工作报表；组织沿革、大事记和年鉴等。 

　　（二）涉及我局行文的档案应归档以下要件：各级机关（单位）的来文；拟办和批办意见；承办记录；有关会议纪要；行文的报签稿；审签人签发手稿；正式文本；根据有关规定应归档的业务材料；根据行文的特殊要求应归档的其它材料。 

　　（三）局党组会、局长办公会、局业务会、专题业务会以及局内部其它重要会议的纪要应归档以下要件：审签人签发手稿；会议纪要的报签稿；正式文本。 

　　我局承办或参加的重要会议材料应归档以下要件：会议通知、名单、日程；会议形成的报告、讲话、决议决定、会议纪要；根据会议具体情况应归档的其它材料。 

　　（三）我局与有关单位签订的、具有重要意义和长远利用价值的合同、协定、协议书等文件材料应予归档。归档要件视具体情况确定。 

　　　　（四）我局组织沿革、大事记、年鉴应予归档。应归档以下要件：报签稿；审签人签发手稿；正式文本。 

　　六、业务档案的归档范围 

　　档案室按照科室移交的档案清单实行全内容存档，原则上应当包含以下要件： 

　　（一）设计成果归档以下要件： 

　　1.新建项目规划方案审查申请报告； 

　　2.建设项目批准、核准、备案文件(纸质复印件、原件备查)； 

　　3.市规划设计院提供的带规划控制线的1/500或1/1000地形图（纸质原件1份）、电子版(CAD格式)地形图(1份)； 

　　4.《建设用地规划许可证》及审批单及用地规划红线图（用地规划红线图缩印成A3或A2大小）(纸质复印件、原件备查)； 

　　5.规划条件通知书及附图(原件1份)； 

　　6.国土使用证、界址点成果表及国土宗地图（纸质复印件、原件备查）； 

　　7.因建设项目的特殊性需要提供的与项目有关的报告、批复等其它资料； 

　　8.企事业单位法人机构代码证；企业工商营业执照；属房地产开发项目的提交房地产开发资质证书(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　9.受权委托书纸质原件及经办人身份证复印件； 

　　10.体现项目用地现状的照片； 

　　11.规划部分图纸：现状图、总平面及竖向图（若场地复杂可分别出图）。（以上规划图应按1：500或1：1000比例出图并须由设计单位签字盖章，出图格式与标准图一致）； 

　　12. 规施蓝图和审查意见。 

　　（二）用地类档案应归档以下要件： 

　　1.建设用地规划许可证申请报告(纸质原件、电子)； 

　　2.建设项目批准、核准、备案文件(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　3.市规划设计院提供的带规划控制线的1/500或1/1000地形图（纸质原件3份）、电子版地形图；《建设项目选址意见书》及附图(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　4.土地管理部门批准核发的《国有土地使用权出让（转让）合同》及附图（原件及复印件各一份）(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　5.《规划条件通知书》及附图（复印件各一份）；规划用地中需要征询的相关单位审核意见（消防、卫生、交通、绿化、环保、人防、安监等）（原件各一份）； 

　　6.单独申请临时用地项目，使用本单位（个人）土地的应提供土地使用权属的有关文件； 

　　7.属划拨土地的，应提供《湖南省建设用地申请表》； 

　　8.使用代征土地的，应提供土地管理部门的批准文件。(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　9.企事业单位法人机构代码证；属房地产开发项目的提交企业工商营业执照、房地产开发资质证书。(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　10.受权委托书(纸质原件)；因建设项目的特殊性需要提供的其它相关材料。 

　　建设项目规划选址资料： 

　　1.《湖南省建设项目选址申请表》(纸质原件)； 

　　2.建设单位申请规划选址的报告原件（说明申报原因、建设项目基本情况、基地情况、用地与建设规模、建设方案实施的初步设想等）(电子扫描件)； 

　　3.批准的建设项目可行性研究报告、项目建议书或建设项目批准、核准、备案文件(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　4.市规划设计院提供的带规划控制线的1/500或1/1000地形图（纸质3份原件）、电子版(CAD格式)地形图(1份)； 

　　5.需预先取得有关专业管理部门（国土、建设、环保、水利、林业、交通等）的审查意见(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　6.属原址改建需改变土地使用性质的，须提供土地、房产权属证件（原件及复印件各一份）(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　7.工业及涉及环保要求的建设项目，应提供环保部门的环境影响评价报告（原件一份）(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　8.大、中型建设项目，对城市布局有重大影响的建设项目及项目选址涉及问题较复杂和需进行多方案比较的建设项目，须提供具有相应资质的规划设计单位编制的建设项目规划选址论证报告、专家评审意见及审定意见（原件、电子扫描件）； 

　　9.建设项目拟选址地属地质灾害易发区的，须提供有相应资质单位承担的《建设用地地质灾害危险性评估报告》； 

　　10.在城市总体规划确定的建设用地范围以外申请重大建设项目选址，应按照规划编制的规定，提交建设项目规划选址论证报告及有关批准文件。(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　11.受权委托书(纸质原件)； 

　　12.因建设项目的特殊性需要提供的其它相关材料  

　　（三）建设工程类档案应归档要件： 

　　1.建设工程规划许可证申请报告(纸质原件、电子扫描件)； 

　　2.建设项目批准、核准、备案文件(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　3.市规划设计院提供的带规划控制线的1/500或1/1000地形图（纸质原件3份）、电子版(CAD格式)地形图(1份)； 

　　4.审定的1/500或1/1000修建性详细规划或建设工程设计方案的总平面图审查意见及附图（纸质原件，CAD格式电子盘片）； 

　　5.规划条件、《建设用地规划许可证》及附图(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　6.建筑设计方案简本1份（A4规格、规划总平面图、分层面积表、建筑单体平、立、剖面图和图纸目录表、效果图、竖向设计、道路、景观等）(纸质原件)； 

　　7.规划建筑中需要求征询的相关单位审核意见（消防、卫生、交通、绿化、环保、人防、安监等）（原件各一份）； 

　　8.市规委会审议的建设项目、文物保护单位和优秀近代建筑的大修工程以及涉及原有外貌或者基本平面布局的装修工程，应提供批准的审议意见及反映建筑外立面的照片或图片资料一套。(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　9.国土使用证、宗地图一份(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　10.企事业单位法人机构代码证；企业工商营业执照； 

　　11.属房地产开发项目的提交房地产开发资质证书(纸质复印件、电子扫描件)； 

　　12.受权委托书(纸质原件)； 

　　13.因建设项目的特殊性需要提供的其它相关材料。 

　　　　（四）违法建设处理类档案应归档要件： 

　　　　案件受理登记表、案件立案审批表、案件勘查（调查）笔录、处罚审批表、授权委托书、行政处罚陈述申辩告知书、行政处罚听证告知书、陈述申辩(听证)意见复核审批表、行政处罚决定书、送达回执、重大行政处罚决定备案报告、罚没收入专用缴款书、案件结案审批表、其他相关资料。 

　　七、档案移交 

　　（一）各科室（单位）形成的单个项目档案由科室相关人员整理归类并用楷书认真填写好单个项目档案清单，经科长签字后移交档案室，档案清单作为档案移交的基本依据，在档案中同时保存。档案管理人员按每月收集或每季度收集一次。但下列情形除外： 

　　1.会计档案在局档案室异地存储，不办理移交。 

　　　　2.有特殊要求的业务档案可随时移交。 

　　　　（二）档案移交时应填写档案交接手续，并由移出人（兼职档案管理人员）和接收人（专职档案管理人员）共同核对签章。 

　　　　（三）移交的档案须编制案卷目录一式两份，分别由档案形成部门和局档案室保存。 

　　（四）移交的档案须齐全完整，除特殊要求外应归档原件，其用纸、字迹和签发用印等须符合国家和省市有关标准。 

　　（五）档案室建立《档案移交清单》档案，移交清单应注明移送档案的名称、业主、内容份数等基本情况，移交人、接档人必须在移交清单上签字确认。 

　　八、档案的归档要求 

　　（一）归档的材料应遵循档案的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 

　　（二）归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。 

　　（三）除有特殊要求的以外，卷内文件不应有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹，不应有金属物；对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；应按规定方式装订。 

　　九、档案保管制度 

　　（一）档案保管期限分为永久和定期。定期分为30年、10年。另有保管期限规定的专门档案，按有关规定执行。 

　　（二）凡是反映我局主要职能活动和基本历史面貌、对党政和业务工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。 

　　　　凡是反映我局一般工作活动，在较长时间内对我局党政和业务工作有参考利用价值的文件材料，列为30年定期保管。 

　　　　凡是在较短时间内对我局党政和业务具有参考利用价值的文件材料，列为10年定期保管。 

　　　　（三）档案库房应具备防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫鼠等安全措施，档案管理人员要定时做好库内温湿度监测记录，并有针对性地采取调控措施。 

　　　　（四）档案库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品和食品，保持库房整齐清洁。未经许可，非档案管理人员不得进入档案库房。 

　　（五）定期进行档案保管状况检查，并做好检查记录，发现问题及时采取有效措施予以解决。 

　　（六）按照惯例，《用地规划许可证》、用地红线图、用地规划审批单、《工程规划许可证》、工程红线图、工程规划审批单等资料移交一份至城建档案馆作为备份存档，档案室建立档案移交清单，双方签字确认。 

　　十、档案查阅对象 

　　（一）规划局工作人员可以根据工作需要查阅相关档案。 

　　（二）规划项目所有权人（单位）可以查阅本人（单位）的项目规划档案。　　 

　　（三）公、检、法和其他国家机关、仲裁机构及其工作人员依法执行公务的，可以依法查阅与执行任务相关的规划档案。 

　　（四）其它依法可以查阅的情形。 

　　十一、申请查阅档案条件 

　　（一）本单位工作人员查阅、复制档案，需说明原由。 

　　（二）项目所有权人需持有个人有效证件、单位介绍信、查档申请报告，委托他人办理的，还应出示授权委托书，写明委托目的和查阅范围。 

　　（三）公、检、法等国家工作人员因公办案利用档案资料时，需二人以上且持有单位介绍信、身份证或工作证。 

　　（四）律师需持有律师工作证、介绍信、身份证、当事人的授权委托书、案件受理通知书或开庭传票。 

　　档案查阅人身份证明及申请等相关资料由档案管理人员整理保存，根据查阅档案的申请每次制作一个资料粘贴单，建立档案查阅申请资料档案，按年度保存，保存期限与技术档案一致。 

　　十二、档案查阅程序 

　　（一）本单位工作人员查阅档案，需填写《档案查阅登记簿》。如有特殊情况需要借出，经局分管领导批准，办理相关手续，定期归还。 

　　（二）非本单位工作人员查阅档案，需出示相关证件，说明查档内容和目的，经分管领导签字同意，办理手续后方可查阅利用。 

　　（三）对复制档案信息者，由档案管理员负责复制，在档案复印件上加盖档案室印鉴注册、时间、档案员、查档人、用途等，并在《档案查阅登记簿》上写清档案出处、日期、复制内容，查档者签字确认。 

　　十三、档案借阅程序 

　　现场查阅原则上不外借档案，如需外借需分管领导审批。 

　　　　（一）档案借阅和归还应填写借阅档案登记簿，注明项目项目的档案的名称、页数等基本情况，档案管理人员和借阅人应共同核对档案有无缺失、损坏、涂改现象，并签章确认。 

　　（二）档案借阅限期为２周，期间遇法定节假日顺延。借阅期满后需续借的，应办理续借手续。逾期不归还的，档案管理人员应予以提醒督促。无正当理由拒不归还的，予以通报批评，情节严重的根据有关规定给予处分。 

　　　　（三）借阅人因工作调动离开本局或其它原因长期不在本局，离开前应归还所借档案。 

　　　　（四）借阅人应爱护档案，不得拆卷、涂改和污损。出现上述问题，可根据有关规定视情对借阅人予以处分。 

　　　　十四、档案保密制度 

　　（一）局系统工作人员应强化保密意识，严格执行有关保密法规和我局有关制度，做到不丢失、不损坏、不泄密。 

　　（二）借阅人应认真保管档案，未经批准不得将档案带出局办公场所，不准将档案转借他人。 

　　（三）档案室按照规定提供的资料均盖上“衡阳市城乡规划局档案专用章”，注明日期、查档人、经办人、资料页数、资料用途。“衡阳市城乡规划局档案专用章”中注明的信息必须与档案查阅登记簿完全一致，并与查阅人资料登记保持证据链的完整。 

　　  

　　  

　　衡阳市城乡规划局 

　　2016年5月18日